บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-1 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

Transcription

1 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ร จ กระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ค อ โปรแกรมระบบงานท สน บสน นการท างานเก ยวก บการจ ดการเอกสาร ข อม ล ทร พยากร การแลกเปล ยนข อม ลภายในและนอกองค กร ม ข นตอนการใช งาน ด งน 1. ข นตอนการด าเน นการก บเอกสารเข า-ออก เป นข นตอนการร บเอกสาร เพ อด าเน นการ ตามส ทธ ท ได ร บ เช น การ อน ม ต การออกเลขร บ การตรวจสอบเอกสาร การลงนาม ร บทราบ ให ความเห น เม อด าเน นการก บเอกสารแล ว สามารถส งเอกสารตามเส นทางต อไป และสามารถต ดตามด เอกสารได 2. ข นตอนการสร างเอกสารด วยแบบฟอร มเอกสารอ เล กทรอน กส เช น บ นท กข อความ หน งส อส งภายนอก หน งส อ ประท บตราแทนการลงนาม ใบประกาศ ใบค าส ง ระเบ ยบ เป นต น ข นตอนน จะเป นการสร างเอกสารโดยการเล อก ข อม ล เช น ช นความล บ ช นความเร ว สม ดทะเบ ยน ว นท ค าข นต น เอกสารแนบ รวมไปถ งการกรอกรายละเอ ยดต างๆ เช น ส วนราชการ เร อง รายละเอ ยดของเอกสาร เป นต น 3. ข นตอนการส งเอกสารไปย งผ ร บในแต ละหน วยงาน ในข นตอนน จะเป นการเล อกใช เส นทางในการส งเอกสาร การ เล อกใช เส นทางม อย 3 ว ธ ค อ 1. การเล อกผ ร บเอกสารเอง 2. เล อกใช เส นทางส วนบ คคล 3. เล อกใช เส นทาง หน วยงาน ซ งจะอธ บายในรายละเอ ยดต อไป 4. ข นตอนการลงนามเอกสาร ในข นตอนน จะเป นการเล อกว ธ การลงนาม ซ งหล งจากท ผ สร างเอกสาร สร างเอกสารเสร จ แล ว และพร อมท จะส ง สามารถเล อกว ธ การลงนามได 2 ว ธ ค อ การลงนามเอกสารเอง หร อส งไปลงนาม ซ งเม อเล อก ว ธ การอย างใดอย างหน งแล ว จะเข าส ข นตอนการเล อกผ ร บเอกสาร (ข อ 4) หล งจากเล อกผ ร บ กรณ ลงนามเอกสารเอง ผ สร างสามารถคล กป มเพ อลงนามเอกสาร หร อกรณ ส งไปลงนาม ผ สร างคล กป มเพ อส งเอกสารไปย งผ ร บท เล อกได เลย 5. ข นตอนการค นหา เพ อต ดตามสถานะและด รายงาน ในข นตอนน จะเป นการส บค นข อม ลของเอกสารท ได สร างและส ง ในระบบ จากเง อนไขของการค นหา เช น ค นหาจาก เลขท หน งส อ เลขท ร บ เร อง ว นท เอกสาร หน วยงานเจ าของเร อง เป นต น ซ งจะท าให ทราบสถานะรวมถ งการต ดตามผลการปฏ บ ต งานของผ ร บเอกสารท เก ยวข อง ส วนรายงานท ได สามารถพ มพ ออก Microsoft Word หร อ Microsoft Excel ได 6. ข นตอนการจ ดเก บเอกสาร ในข นตอนน จะเป นการจ ดเก บเอกสารท ด าเน นเสร จเร ยบร อยแล ว ไปย งต เอกสาร อ เล กทรอน กส ของหน วยงาน หร อต เอกสารอ เล กทรอน กส ส วนบ คคล เพ อแยกเอกสารตามหมวดหม ท ผ ใช งานเข าใจ ง าย และสามารถท าการส บค น ย าย ค ดลอก และท าการส ารองข อม ลได

2 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การเข าส ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ผ ใช สามารถเข าส โปรแกรมได โดยใช เว บบราวเซอร Microsoft Internet Explorer (IE) โดยม ข นตอนด งน 1. คล กเป ดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ท ส ญล กษณ ในเคร องคอมพ วเตอร ของผ ใช งาน 2. กรอก URL จากน นกดป ม Enter บนค ย บอร ด โปรแกรมจะแสดงหน าจอ Login ด งภาพท 1 3. กรอกช อผ ใช และรห สผ าน 4. คล กป ม เข าส ระบบ หร อกดป ม Enter บนค ย บอร ด เพ อเข าส ระบบด งภาพท คล กเล อกเมน สารบรรณ (เมน ด านบน) กรอกช อผ ใช และรห สผ าน ภาพท ภาพแสดงหน าจอ Login เข าส โปรแกรม

3 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เม อผ ใช งานท าการ Login และท าการเล อกเมน สารบรรณ (เมน ด านบน) ซ งจะแสดงเมน ย อย (เมน ด านข าง) ของ ระบบสารบรรณเล กทรอน กส ด งภาพท เมน ด านบน (เล อกเมน สารบรรณ) แสดงเมน ด านข าง แสดงรายการเอกสารเข าของด านงานสารบรรณ ภาพท ภาพแสดงหน าจอหล กของระบบ

4 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การจ ดการเอกสาร (เอกสารเข า-ออก) ก อนท จะอธ บายการท างานของแต ละเมน จะขออธ บายความหมายของภาพท ใช เป นส ญล กษณ ก อน เพ อเพ ม ความเข าใจในการใช งานเมน เอกสาร ซ งม ภาพท ใช เป นส ญล กษณ ด งน ความหมายของภาพส ญล กษณ ท แสดงในหน ารายการเอกสาร หมายถ ง เอกสารใหม หมายถ ง เอกสารถ กเป ดอ านแล ว หมายถ ง เอกสารถ กส งต อตามเส นทางแล ว (ส งเอกสาร) หมายถ ง เอกสารม การส งออกนอกเส นทาง (ส งต อ) หมายถ ง เอกสารม เอกสารแนบมาด วย หมายถ ง เอกสารเข าใหม หมายถ ง เอกสารเร งร ด หมายถ ง เอกสารเก นก าหนดเวลาแล วเสร จ ความหมายของภาพส ญล กษณ ท แสดงในหน ารายละเอ ยดเอกสาร หมายถ ง ส งต อ หมายถ ง ตอบกล บ หมายถ ง ท าการต กล บเอกสาร หมายถ ง ท าการด งเอกสารกล บ หมายถ ง ท าการเป ดเอกสาร หมายถ ง ท าการป ดเอกสาร หมายถ ง ป มกล บไปหน าแสดงรายการเอกสาร หมายถ ง ป มต ดตามเอกสาร

5 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-5 การจ ดการเอกสารเข า-ออก ประกอบด วยฟ งก ช นการใช งานด งน 1. เมน เอกสารเข าระบบสารบรรณ เป นเมน ท แสดงรายการเอกสารท ได ร บจากผ ส ง ซ งเอกสารแต ละฉบ บจะแสดงส ญล กษณ ช นความล บ ช น ความเร ว สถานะของเอกสาร จาก(หน วยงานผ ส ง) เร อง ว นท ได ร บ ส ทธ การด าเน นการก บเอกสาร เป นต น ด งภาพท และเม อคล กท ช อเร อง จะปรากฏหน าจอด งภาพท แสดงรายการเอกสารเข าด านงานสารบรรณ ภาพท ภาพแสดงเมน เอกสารเข าระบบสารบรรณ

6 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-6 ฟ งก ช นการท างานย อย (ข อ b) เล อกความเห นมาตรฐาน หร อพ มพ ความเห นเอง เพ มไฟล แนบ ส ทธ การด าเน นการก บเอกสาร (ข อ a) บ นท กโน ต ภาพท ภาพแสดงส วนของการลงนาม-ส งการ/ให ความเห น ก บเอกสาร

7 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-7 a. ส ทธ การด าเน นการก บเอกสาร ท ผ ร บเอกสารสามารถด าเน นการก บเอกสาร ม 7 ส ทธ ด งน (1) ส ทธ อ านอย างเด ยว เป นส ทธ ท ให ผ ร บเอกสารอ านเอกสารเท าน นไม สามารถลงนามส งการ หร อบ นท กผล การปฏ บ ต งาน เหมาะส าหร บเอกสารท ต องการแจ งเว ยนโดยไม ต องลงนามร บทราบ (2) ส ทธ ตรวจเอกสาร เป นส ทธ ท ผ ร บเอกสารสามารถแก ไขและตรวจสอบความถ กต องของเอกสาร และ ส งกล บไปให ผ สร างเอกสารแก ไขได ผ ร บเอกสารท ได ร บส ทธ ตรวจสอบเอกสารจะม แถบเมน ด านล าง ปรากฏด งภาพท คล กแก ไขเอกสาร เม อเอกสารถ กต อง คล กผ านการตรวจ ภาพท ภาพแสดงส วนการท างานส าหร บผ ตรวจเอกสาร (3) ส ทธ ตรวจสอบและลงนาม เป นส ทธ ท ผ ร บเอกสารสามารถแก ไขและตรวจสอบความถ กต องของเอกสาร และสามารถส งกล บไปให ผ สร างเอกสารแก ไขได ผ ร บเอกสารท ได ร บส ทธ ตรวจสอบเอกสารจะม แถบเมน ด านล างปรากฏด งภาพท และ ลงนามก าก บการตรวจสอบเอกสาร คล กแก ไขเอกสาร เม อเอกสารถ กต อง คล กตรวจสอบและลงลงนาม ภาพท ภาพแสดงส วนการท างานส าหร บผ ตรวจสอบและลงนาม

8 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-8 (4) ส ทธ ลงนามหล ก เป นส ทธ ท ก าหนดให ผ ร บเอกสาร ลงนามคนแรกบนเอกสาร ซ งจะม ป ม ลงนาม-ส ง การ/ให ความเห น ให คล กด งภาพท เล อกการเห นชอบ ภาพท ภาพแสดงส ทธ ลงนามหล ก ลงนามเอกสาร (5) ส ทธ ร บทราบและด าเน นการ เป นส ทธ ท ก าหนดให ผ ร บเอกสาร บ นท กค าส งการ ผลการปฏ บ ต งาน และ ลงนาม ซ งจะม ป ม ลงนาม-ส งการ/ให ความเห น ให คล กด งภาพท เล อกความเห นในการ ภาพท ภาพแสดงส ทธ ร บทราบและด าเน นการ ลงนามเอกสาร (6) ส ทธ ลงนาม อน ม ต /อน ญาตงาน เป นส ทธ ท ก าหนดให ผ ร บเอกสาร เล อก อน ม ต /อน ญาตงาน และลงนาม ซ งจะม ป ม ลงนาม-ส งการ/ให ความเห น ให คล กด งภาพท เล อก การอน ม ต ลงนามเอกสาร ภาพท ภาพแสดงส ทธ ลงนาม อน ม ต /อน ญาตงาน

9 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-9 (7) ส ทธ ออกเลขท ส งเอกสาร เป นส ทธ ท ก าหนดให ผ ร บเอกสาร ท าการออกเลขท เอกสาร และลงนาม ซ งจะม ป ม ออกเลขท เอกสาร ให คล กด งภาพท คล ก ออกเลขท เอกสาร ย นย นการใช เลขท น ภาพท ภาพแสดงส ทธ ออกเลขท ส งเอกสาร b. ฟ งก ช นการท างานย อย - ส งเอกสาร ( ) เป นฟ งก ช นส าหร บส งเอกสารให ผ ร บล าด บถ ดไปในเส นทางโดยระบบจะหาผ ร บจากเส นทางท ถ กสร างมาจากการลงทะเบ ยน ฟ งก ช นน จะปรากฏเม อเอกสารผ านการลงนาม หร อผ านการตรวจสอบแล ว - ลงนามใหม ( ) ใช ส าหร บด าเน นการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ใหม อ กคร ง เม อผ ร บลงนามเอกสารแล ว และต องการลงนามใหม (เฉพาะผ ร บล าด บส ดท ายเท าน นท จะด าเน นการได ) - ส งต อ ( ) ใช ส าหร บการส งเอกสารให ก บผ ร บท อย นอกเส นทางท ถ กก าหนด โดยผ ใช งานสามารถเล อกผ ร บได เอง เช นเด ยวก บฟ งก ช น ส งเอกสาร ฟ งก ช นน จะปรากฏหล งการลงนามเอกสารแล วเช นก น 1. เล อกส ทธ การด าเน นการก บเอกสาร 4. ผ ร บท เล อก 3. คล กเล อกผ ร บ 2. ค นหาผ ร บเอกสาร 5. ย นย นการส ง ภาพท ภาพแสดงหน าจอการเล อกผ ร บเพ อส งต อเอกสาร

10 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ต กล บ ( )ใช ส าหร บการต กล บเอกสารท ผ ร บเอกสารต กล บไปให ผ ส งเอกสาร แบ งเป น 2 ประเภท ค อ 1. ต กล บแบบลบเส นทาง ค อ การส งเอกสารกล บไปย งผ ส งในกรณ ท เอกสารไม เก ยวข องก บตนเองโดย เส นทางท สร างจะถ กลบต งแต ต วท านในฐานะผ ต กล บเอกสารจนถ งคนส ดท ายในเส นทาง 2. ต กล บแบบไม ลบเส นทาง ค อ การส งเอกสารกล บไปย งผ ส งเพ อแก ไขบางส วนของเอกสารโดย เส นทางท สร างไว จะย งคงอย เพ อให ผ ส งแก ไขข อความเพ อส งกล บมาย งท านอ กคร งหล งการแก ไข เล อกบ คคลท ต องการให ต กล บ ภาพท ภาพแสดงหน าจอการเล อกผ ร บเอกสารต กล บ 1. เล อกประเภทต กล บ 2. กรอกเหต ผล 3. คล กป มตกลง ภาพท ภาพแสดงหน าจอการเล อกประเภทการต กล บ - ด งกล บ ( ) ใช ส าหร บการด งเอกสารกล บ โดยผ ส งเอกสารถ าม การส งเอกสารไปย งผ ร บเอกสารแล ว สามารถ ด งเอกสารในระบบกล บมาเพ อแก ไขและส งใหม ได

11 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกประเภทด งกล บ 2. เล อกประเภทเลขท เอกสารในการด งกล บ 3. กรอกเหต ผล ภาพท ภาพแสดงหน าจอการด งกล บ 4. คล กป มตกลง ประเภทการด งกล บเอกสาร ม ด งน 1. ด งกล บแบบลบเส นทาง ค อ การด งเอกสารท ส งไปย งผ ร บแล วกล บค นมาในกรณ ท ส งไปย งผ ร บผ ด คน โดยเส นทางท ใช ส งจะถ กลบต งแต ผ ร บเอกสารคนท ถ ดจากท านไปจนถ งคนส ดท ายในเส นทาง 2. ด งกล บแบบไม ลบเส นทาง ค อ การด งเอกสารท ส งไปย งผ ร บแล วกล บมาเพ อแก ไข โดยเส นทางท สร างจะย งคงอย เพ อให ต วท านสามารถส งเอกสารกล บไปอ กคร งหล งการแก ไข 3. ด งกล บแบบลบเลขท เอกสารเด ม ค อ การด งเอกสารท ส งไปย งผ ร บแล วกล บค นมาในกรณ ท ต องการ แก ไขเอกสาร โดยต องการลบเลขท เอกสารเด ม ซ งเลขท เอกสารท ลบไปน นสามารถน ากล บมาใช ได อ ก คร ง 4. ด งกล บแบบไม ลบเลขท เอกสาร ค อ การด งเอกสารท ส งไปย งผ ร บแล วกล บมาเพ อแก ไข โดยย งคง ร กษาเลขท และว นท ลงนามของเอกสารเด มไว - ป ดเร อง ( ) เป นฟ งก ช นส าหร บป ดเร องเอกสารท ด าเน นการเร ยบร อยแล ว โดยเม อคล กป ม ป ดเร อง ระบบจะแสดงข อความบนห วเอกสารด งภาพท และแสดงป ม เป ดเร อง ( ) เพ อให ผ ใช งานเป ด เร องและด าเน นการก บเอกสารต อได

12 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-12 เป ดเร อง แสดงเอกสารป ดเร อง ภาพท ภาพแสดงหน าจอการป ดเร อง - ต ดตามเอกสาร ( ) เป นฟ งก ช นส าหร บใช ในการต ดตามสถานะการด าเน นการก บเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอการต ดตามเอกสาร - กล บ ( ) ใช ส าหร บกล บไปหน าแสดงรายการเอกสาร ภายในเมน เอกสารเข า-ออก น ผ ร บเอกสารสามารถเล อกด เอกสารได 3 กล ม ค อ - เอกสารเข าท งหมด เป นเมน ท แสดงรายการเอกสารท ได ร บท งหมด ท งท เป ดอ านแล วและย งไม ได เป ดอ าน

13 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เอกสารท ย งไม ได อ าน เป นเมน ท แสดงรายการเอกสารท ได ร บ และย งไม ได เป ดอ าน จะแสดงส ญล กษณ ร ปซอง จดหมายป ด ด งภาพท แสดงรายการเอกสารเข า ท ย งไม ได อ าน ภาพท ภาพแสดงเมน เอกสารเข าท ย งไม ได อ าน - เอกสารเก นก าหนด เป นเมน ท แสดงรายการเอกสารท ได ร บ และเก นก าหนดว นแล วเสร จ ท ผ ส งก าหนดไว ซ งจะ แสดงวงกลมส แดงไว หน าซองป ด ด งภาพท แสดงรายการเอกสารเข าท เก นก าหนดว นแล วเสร จ ภาพท ภาพแสดงเมน เอกสารเข าท เก นก าหนด

14 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เมน เอกสารออกระบบสารบรรณ เป นเมน ท แสดงรายการเอกสารท ส งไปย งผ ร บ ซ งเอกสารแต ละฉบ บจะแสดงส ญล กษณ การส งเอกสาร ช นความเร ว ช นความล บ เป นต น ด งภาพท แสดงรายการเอกสารออก ภาพท ภาพแสดงเมน เอกสารออกระบบสารบรรณ 3. เมน หน งส อเว ยนอ เล กทรอน กส เป นเมน แสดงรายการหน งส อแจ งเว ยนในระบบ ซ งจะแสดงตามประเภทหน งส อเว ยน ได แก หน งส อเว ยนมาใหม ระเบ ยบ ค าส ง ประกาศ และอ นๆ แสดงรายการหน งส อเว ยนอ เล กทรอน กส ภาพท ภาพแสดงเมน หน งส อเว ยนอ เล กทรอน กส

15 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การสร าง - ส ง ลงนามเอกสารด วยแบบฟอร มเอกสารอ เล กทรอน กส ผ ใช งานสามารถสร างเอกสารอ เล กทรอน กส ด านงานสารบรรณในแบบฟอร มต างๆ ได ท เมน หล ก สาร บรรณ และคล กเล อกท เมน สร างฟอร มเอกสาร(ไทย) หร อ สร างฟอร มเอกสาร (อ งกฤษ) ซ งจะแสดงแบบฟอร ม เช น บ นท กข อความ หน งส อส งภายนอก ใบประกาศ ใบค าส ง ระเบ ยบ หน งส อประท บตราแทนการลงนาม เป นต น ซ งข นตอนการสร างเอกสารด วยแบบฟอร มเอกสารอ เล กทรอน กส จะเหม อนก นท กแบบฟอร ม การสร างบ นท กข อความ ใช ส าหร บสร างหน งส อส งภายในหน วยงาน ซ งผ สร างอาจลงนามเอง หร อ ส งไปลงนาม ม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน หล ก สารบรรณ (เมน บน) 2. คล กท เมน ย อย บ นท กข อความ (เมน ด านซ ายม อ) หร อ แบบฟอร มอ นท ต องการ ซ งระบบจะแสดง ทะเบ ยนบ นท กข อความท สร างไว แล วด งภาพท สามารถค นหาเอกสาร เร ยงล าด บรายการเอกสารจากว นท และด ข นตอนการท างาน ได ด งน 3.1 ค นหาเอกสารบ นท กข อความท ต องการ โดยคล กท ป ม จะปรากฏหน าต างค นหาด งภาพท สามารถค นหาจาก ช วงว นท สร างเอกสาร หร อ ช อเร อง หร อ เลขท เอกสาร แล วคล กท ป ม หาค นหาพบสามารถเป ดอ านหร อแก ไขเอกสารได 3.2 จ ดเร ยงเอกสารจากว นท สร างเอกสาร คล กคร งแรกจะเร ยงว นท เอกสารจากน อยไปมาก คล ก คร งท สองจะเร ยงเอกสารจากมากไปน อย 3.3 ด ข นตอนการท างานอย างย อ ให คล กท ป ม จะม หน าต างช วยเหล อข นมา 4. เม อต องการสร างเอกสารใหม ให คล กท (ม ม บนซ าย) หร อ 4. คล กสร างเอกสารใหม (ม มล างขวา) 3. การค นหา การเร ยงล าด บ ด การท างาน ภาพท ภาพแสดงหน าจอรายการเอกสารบ นท กข อความ 4. คล กสร างเอกสารใหม

16 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกเง อนไข ภาพท ภาพแสดงหน าจอค นหาเอกสาร 5. กรอกข อม ลในแบบฟอร ม ด งภาพท ม รายละเอ ยด ด งน 5.1 เล อกประเภทหน งส อ ม 2 ประเภท ค อ หน งส อราชการท วไป และหน งส อเว ยน 5.2 เล อกช นความล บ (ด านบน) ให เล อกระด บความล บตามต องการ ซ งหากเล อกท จะจ ดท าเป น เอกสารล บ จะต องม นใจว าผ ร บได ร บส ทธ ให ร บเอกสารล บได เพราะม ฉะน นแล ว ระบบจะไม ให ส ง เอกสารล บท สร างข นน ไปย งผ ร บท เล อก 5.3 เล อกช นความเร ว ให เล อกระด บความเร วของเอกสาร 5.4 เล อกสม ดทะเบ ยน ให เล อกสม ดทะเบ ยนส าหร บสร างเลขท เอกสาร (ปกต ผ ด แลระบบจะต งสม ด ทะเบ ยนให ตามประเภทแบบฟอร มและหน วยงานไว ให ล วงหน าแล ว) 5.5 หน วยงาน ให เล อกข อม ลหน วยงานท เจ าของเร องส งก ด (ปกต จะแสดงช อหน วยงานของผ ใช งาน โดยอ ตโนม ต และเล อกเปล ยนได ) 5.6 เล อกว นท เอกสาร 5.7 กรอกช อเร อง 5.8 กรอกช อผ ร บ 5.9 กรอกรายละเอ ยด กรณ ท เอกสารม มากกว า 1 หน า สามารถเพ มจ านวนหน าเอกสารได 5.10 กรอกหมายเหต (ถ าม ) 5.11 เล อกช นความล บ (ด านล าง) 5.12 เล อกแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนการแนบไฟล เอกสารท ภาคผนวก ค และภาคผนวก ง) 5.13 บ นท กข อม ล 5.14 ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม(โปรดด ข นตอนการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ท ภาคผนวก จ) ความหมายของภาพส ญล กษณ ท ใช ในหน าสร างแบบฟอร ม หมายถ ง สร างข อความบ นท กโน ต หมายถ ง ด ต วอย างเอกสาร หมายถ ง ลงนามเอกสาร หมายถ ง ส งไปลงนาม หมายถ ง เล อกผ ลงนาม/ผ ร บ หมายถ ง กล บหน าแสดงรายการ หมายถ ง พ มพ เอกสาร หมายถ ง ด ข นตอนว ธ การใช งาน หมายถ ง บ นท กเอกสาร 2. คล กค นหา

17 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกประเภทหน งส อ 5.2 เล อกช นความล บ 5.3 เล อกช นความเร ว 5.5 หน วยงาน 5.4 เล อกสม ดทะเบ ยน 5.8 กรอกช อผ ร บ 5.6 ว นท เอกสาร 5.7 กรอกช อเร อง 5.9 กรอกรายละเอ ยด 5.10 กรอกหมายเหต (ถ าม ) 5.12 เล อกเอกสารแนบ 5.11 เล อกช นความล บ (ด านล าง) 5.13 บ นท กเอกสาร 5.14 ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม ภาพท ภาพแสดงหน าจอสร างบ นท กข อความ

18 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การแนบไฟล เอกสาร สามารถแนบไฟล เอกสารได 3 ประเภท ค อ - อ างถ ง ให กรอกข อม ลเอกสารอ างถ งฉบ บอ น โดยคล กท ร ป เพ อระบ เอกสารท ต องการอ างถ ง (โปรดด รายละเอ ยดข นตอนการอ างถ งเอกสาร ท ภาคผนวก ห วข อ อ างถ ง ) - เอกสารแนบ ให กรอกข อม ลเอกสารท ส งมาด วย โดยคล กท ร ป เพ อแนบเอกสาร (โปรดด รายละเอ ยดข นตอนการแนบเอกสาร ท ภาคผนวก ห วข อ เอกสารแนบ) กรณ น เอกสารท แนบเป นส งท ส งมาด วยน จ กไม สามารถแยกลงนามต างหากจากเอกสารหล กได - เอกสารเพ อการลงนาม ให กรอกข อม ลเอกสารเพ อการลงนาม โดยคล กท ร ป เพ อแนบเอกสาร กรณ น เอกสารเพ อการลงนามน จะสามารถแยกลงนามจากเอกสารหล กได (โปรดด รายละเอ ยดข นตอนการแนบเอกสาร ท ภาคผนวก ห วข อ เอกสารเพ อการลงนาม ) 7. เม อกรอกเน อความครบถ วนให คล กท ป ม เพ อบ นท กข อม ล และด เอกสารต วอย าง ได โดยคล กท ป ม จะแสดงเอกสาร ด งภาพท ภาพท ภาพแสดงต วอย างเอกสารบ นท กก อนลงนาม

19 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส คล กป ม ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม โดยเล อกผ ลงนามเองหร อส งไปตามเส นทางท สร างไว ซ ง การลงนามเอกสาร และการส งไปลงนาม แตกต างก น ค อ - กรณ ท ผ สร างบ นท กข อความเป นผ ลงนามเองในบ นท กข อความ ให คล กท ป ม - กรณ ท ผ สร างบ นท กข อความต องการส งให บ คคลอ นลงนาม ให คล กท ป ม 9. จากน นให ส งเอกสารโดยเล อกผ ร บเอง หร อ ใช เส นทางมาตรฐาน ด งภาพท เม อเล อกผ ร บแล วจะ เข าส ข นตอนการลงนามอ เล กทรอน กส ให คล กท ป ม (โปรด ด รายละเอ ยดการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ได ในภาคผนวก ห วข อ การลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ) ซ งเม อลงนามอ เล กทรอน กส แล วจะแสดงเอกสารด งภาพท และแสดงสถานะเอกสารเป น (อย ระหว างด าเน นการ) ภาพท ภาพแสดงเส นทางการส งเอกสาร

20 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-20 ภาพท ภาพแสดงต วอย างหน งส อบ นท กข อความท ลงนามอ เล กทรอน กส แล ว

21 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การสร างหน งส อส งภายนอก ใช ส าหร บสร างเอกสารท ต องการส งไปย งหน วยงานภายนอก ซ งจะต องน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส ง ผ บ งค บบ ญชาลงนาม ม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน หล ก สารบรรณ (เมน บน) 2. คล กท เมน ย อย หน งส อส งภายนอก (เมน ด านซ ายม อ) จะแสดงทะเบ ยนเอกสารส งภายนอกท ได สร างไว แล วด งภาพท ค นหาเอกสารประเภทน (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 4. เม อต องการลงทะเบ ยนเอกสารใหม ให คล กท (ม มล างขวา) (ม มบนซ าย) หร อ คล กสร างเอกสารใหม ป มค นหาเอกสาร เร ยงล าด บ และช วยเหล อ ภาพท ภาพแสดงหน าจอเม อเล อกเมน หน งส อส งภายนอก คล กสร างเอกสารใหม

22 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส กรอกข อม ลในแบบฟอร ม ด งภาพท ม รายละเอ ยดด งน 5.1 ช นความล บ (ด านบน) ให เล อกระด บความล บตามต องการ ซ งหากเล อกท จะจ ดท าเป นเอกสารล บ จะต องม นใจว าผ ร บได ร บส ทธ ให ร บเอกสารล บได เพราะม ฉะน นแล ว ระบบจะไม ให ส งเอกสารล บท สร างข นน ไปย งผ ร บท เล อก 5.2 ช นความเร ว สามารถเล อกได ตามความเร งด วนของเอกสารท จะสร างและส ง 5.3 ช อสม ดทะเบ ยน ให เล อกสม ดทะเบ ยนส าหร บสร างเลขท เอกสาร (ปกต ผ ด แลระบบจะต งสม ด ทะเบ ยนให ตามประเภทแบบฟอร มและหน วยงานไว ให ล วงหน าแล ว) 5.4 หน วยงานเจ าของหน งส อ (ส วนบน) ให เล อกข อม ลหน วยงานท เจ าของเร องส งก ด (ปกต จะแสดงช อ หน วยงานของผ ใช งานโดยอ ตโนม ต และเล อกเปล ยนได ) 5.5 ว นท ในเอกสาร ให คล กเล อก ใช ว นท ลงนาม หร อ ใช ว นท น ในเอกสาร 5.6 เร อง ให กรอกช อเร องเอกสาร และ ค าข นต น สามารถเล อกจากค าข นต นมาตรฐานท ต งค าไว ได 5.7 เล อกแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนการแนบไฟล เอกสารท ภาคผนวก ค และภาคผนวก ง) 5.8 กรอกรายละเอ ยด 5.9 กรอกค าลงท าย โดยสามารถเล อกได จากค าลงท ายมาตรฐาน หร อกรอกเอง และหากเล อกท ง 2 แบบระบบจะน าค าลงท ายท งสองแบบมาต อก น 5.10 กรอกหมายเหต (ถ าม ) 5.11 เล อกช นความล บ (ด านล าง) 5.12 หน วยงานเจ าของเร อง (ส วนล าง) ให เล อกหน วยงานเจ าของเร อง หร อ เจ าของหน งส อท สร างน ซ ง ระบบจะด งข อม ลหมายเลขโทรศ พท หมายเลขโทรสาร ช ออ เมล ของหน วยงานเจ าของเร องข นมา ให อ ตโนม ต (ถ าม ข อม ลจ ดเก บไว ) และกรอกข อม ลส าเนาถ ง(ถ าม ) 5.13 บ นท กเอกสาร 5.14 ลงนามเอกสาร (โปรดด ข นตอนการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ท ภาคผนวก จ)

23 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกช นความล บ 2.เล อกช นความเร ว 3.เล อกสม ดทะเบ ยน 4. หน วยงาน (ส วนบน) 6.กรอกช อเร องและช อผ ร บ 5.ว นท เอกสาร 7.เล อกเอกสารแนบ 8.กรอกรายละเอ ยด 9.กรอกค าลงท าย 10.กรอกหมายเหต (ถ าม ) 11. เล อกช นความล บ (ด านล าง) 12. หน วยงานเจ าของเร อง (ส วนล าง) 13.บ นท กเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอสร างหน งส อส งภายนอก 14.ลงนามเอกสาร

24 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 7. เม อกรอกเน อความครบถ วนให คล กท ป ม เพ อบ นท กข อม ล 8. คล กป ม ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 9. จากน นให ส งเอกสารโดยเล อกผ ร บเอง หร อ ใช เส นทางมาตรฐาน ด งภาพท เม อเล อกผ ร บแล วจะ เข าส ข นตอนการลงนามอ เล กทรอน กส ให คล กท ป ม (โปรด ด รายละเอ ยดการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ได ในภาคผนวก ห วข อ การลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ) ซ งเม อลงนามอ เล กทรอน กส แล วจะแสดงเอกสารด งภาพท และแสดงสถานะเอกสารเป น (อย ระหว างด าเน นการ) 10. กรณ ท ต องการน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส งไปให ผ บ งค บบ ญชาลงนาม (โปรดด รายละเอ ยดข นตอน การแนบเอกสาร ท ภาคผนวก ห วข อ เอกสารเพ อการลงนาม ) เส นทางการส งเอกสาร คล กเพ อลงนามและส งเอกสารตามเส นทาง ภาพท แสดงเส นทางการส งเอกสารของหน งส อส งภายนอก

25 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-25 ภาพท ภาพแสดงต วอย างหน งส อส งภายนอกท ผ านการลงนามอ เล กทรอน กส แล ว

26 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ใบประกาศ ใช ส าหร บสร างเอกสารประกาศ ซ งจะต องน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส งผ บ งค บบ ญชาลงนาม ม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน หล ก สารบรรณ (เมน บน) 2. คล กท เมน ย อย ใบประกาศ (เมน ด านซ ายม อ) จะแสดงทะเบ ยนใบประกาศท สร างไว แล วด งภาพท ค นหาเอกสารประเภทน (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 4. เม อต องการลงทะเบ ยนเอกสารใหม ให คล กท (ม มบน ซ าย) หร อ (ม มล างขวา) คล กสร างเอกสารใหม ป มค นหาเอกสาร เร ยงล าด บ และช วยเหล อ ภาพท ภาพแสดงหน าจอการเล อกสร างใบประกาศ คล กสร างเอกสารใหม 5. กรอกข อม ลในแบบฟอร ม ด งภาพท ม รายละเอ ยดด งน 5.1 เล อกประเภทหน งส อ ม 2 ประเภท ค อ หน งส อราชการท วไป และหน งส อเว ยน 5.2 ช นความล บ (ด านบน) ให เล อกระด บความล บตามต องการ ซ งหากเล อกท จะจ ดท าเป นเอกสารล บ จะต องม นใจว าผ ร บได ร บส ทธ ให ร บเอกสารล บได เพราะม ฉะน นแล ว ระบบจะไม ให ส งเอกสารล บท สร างข นน ไปย งผ ร บท เล อก 5.3 ช นความเร ว สามารถเล อกได ตามความเร งด วนของเอกสารท จะสร างและส ง 5.4 หน วยงานท ออกประกาศ ให เล อกข อม ลหน วยงานท เจ าของเร องส งก ด (ปกต จะแสดงช อหน วยงาน ของผ ใช งานโดยอ ตโนม ต และเล อกเปล ยนได ) 5.5 กรอกช อเร องเอกสาร 5.6 กรอกรายละเอ ยด 5.7 ว นท ในเอกสาร ให คล กเล อก ใช ว นท ลงนาม หร อ ใช ว นท น ในเอกสาร 5.8 เล อกช นความล บ (ด านล าง) 5.9 เล อกแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนการแนบไฟล เอกสารท ภาคผนวก ค และภาคผนวก ง) 5.10 บ นท กเอกสาร 5.11 ลงนามเอกสาร (โปรดด ข นตอนการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ท ภาคผนวก จ)

27 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกประเภทหน งส อ 2.เล อกช นความล บ 3.เล อกช นความเร ว 5.กรอกช อเร อง 4. หน วยงานท ออกประกาศ 6.กรอกรายละเอ ยด 8. เล อกช นความล บ (ด านล าง) 9.เล อกเอกสารแนบ 10.บ นท กเอกสาร 7.ว นท ประกาศ 11.ลงนามเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอสร างใบประกาศ

28 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 8. เม อกรอกเน อความครบถ วนให คล กท ป ม เพ อบ นท กข อม ล 9. คล กป ม ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 10. จากน นให ส งเอกสารโดยเล อกผ ร บเอง หร อ ใช เส นทางมาตรฐาน ด งภาพท เม อเล อกผ ร บแล วจะ เข าส ข นตอนการลงนามอ เล กทรอน กส ให คล กท ป ม (โปรด ด รายละเอ ยดการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ได ในภาคผนวก ห วข อ การลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ) ซ งเม อลงนามอ เล กทรอน กส แล วจะแสดงเอกสารด งภาพท และแสดงสถานะเอกสารเป น (อย ระหว างด าเน นการ) 11. กรณ ท ต องการน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส งไปให ผ บ งค บบ ญชาลงนาม (โปรดด รายละเอ ยดข นตอน การแนบเอกสาร ท ภาคผนวก ห วข อ เอกสารเพ อการลงนาม ) เส นทางการเด นเอกสาร คล กเพ อลงนามและส งเอกสารตามเส นทาง ภาพท แสดงเส นทางการล งเอกสารของใบประกาศ

29 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-29 ภาพท ภาพแสดงต วอย างใบประกาศท ผ านการลงนามอ เล กทรอน กส แล ว

30 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ใบค าส ง ใช ส าหร บสร างเอกสารค าส ง แล วน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส งผ บ งค บบ ญชาลงนาม ม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน หล ก สารบรรณ (เมน บน) 2. คล กท เมน ย อย ใบค าส ง (เมน ด านซ ายม อ) จะแสดงทะเบ ยนเอกสารใบค าส งท สร างไว แล วด งภาพท ค นหาเอกสารประเภทน (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 4. เม อต องการลงทะเบ ยนเอกสารใหม ให คล กท (ม มบนซ าย) หร อ คล กสร างเอกสารใหม (ม มล างขวา) ป มค นหาเอกสาร เร ยงล าด บ และช วยเหล อ ภาพท ภาพแสดงหน าจอเม อเล อกเมน ใบค าส ง คล กสร างเอกสารใหม

31 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส กรอกข อม ลในแบบฟอร ม ด งภาพท ม รายละเอ ยดด งน 5.1 เล อกประเภทหน งส อ ม 2 ประเภท ค อ หน งส อราชการท วไป และหน งส อเว ยน 5.2 ช นความล บ (ด านบน) ให เล อกระด บความล บตามต องการ ซ งหากเล อกท จะจ ดท าเป นเอกสารล บ จะต องม นใจว าผ ร บได ร บส ทธ ให ร บเอกสารล บได เพราะม ฉะน นแล ว ระบบจะไม ให ส งเอกสารล บท สร างข นน ไปย งผ ร บท เล อก 5.3 ช นความเร ว สามารถเล อกได ตามความเร งด วนของเอกสารท จะสร างและส ง 5.4 เล อกประเภทค าส ง 5.5 ช อสม ดทะเบ ยน ให เล อกสม ดทะเบ ยนส าหร บสร างเลขท เอกสาร (ปกต ผ ด แลระบบจะต งสม ด ทะเบ ยนให ตามประเภทแบบฟอร มและหน วยงานไว ให ล วงหน าแล ว) 5.6 กรอกช อเร อง 5.7 กรอกรายละเอ ยด 5.8 ว นท ค าส ง 5.9 เล อกช นความล บ (ด านล าง) 5.10 เล อกแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนการแนบไฟล เอกสารท ภาคผนวก ค และภาคผนวก ง) 5.11 บ นท กเอกสาร 5.12 ลงนามเอกสาร (โปรดด ข นตอนการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ท ภาคผนวก จ) 6. การแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 7. เม อกรอกเน อความครบถ วนให คล กท ป ม เพ อบ นท กข อม ล 8. คล กป ม ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 9. จากน นให ส งเอกสารโดยเล อกผ ร บเอง หร อ ใช เส นทางมาตรฐาน ด งภาพท เม อเล อกผ ร บแล วจะ เข าส ข นตอนการลงนามอ เล กทรอน กส ให คล กท ป ม (โปรด ด รายละเอ ยดการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ได ในภาคผนวก ห วข อ การลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ) ซ งเม อลงนามอ เล กทรอน กส แล วจะแสดงเอกสารด งภาพท และแสดงสถานะเอกสารเป น (อย ระหว างด าเน นการ) 10. กรณ ท ต องการน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส งไปให ผ บ งค บบ ญชาลงนาม (โปรดด รายละเอ ยดข นตอน การแนบเอกสาร ท ภาคผนวก ห วข อ เอกสารเพ อการลงนาม )

32 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกประเภทหน งส อ 2.เล อกช นความล บ 3.เล อกช นความเร ว 5.เล อกสม ดทะเบ ยน 4. ประเภทค าส ง 6.กรอกช อเร อง 7.กรอกรายละเอ ยด 8.ว นท ประกาศ 9. เล อกช นความล บ (ด านล าง) 10.เล อกเอกสารแนบ 12.ลงนามเอกสาร 11.บ นท กเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอสร างใบค าส ง

33 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-33 เส นทางการส งเอกสาร คล กเพ อลงนามและส งเอกสารตามเส นทาง ภาพท แสดงเส นทางการส งเอกสารของใบค าส ง

34 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-34 ภาพท ภาพแสดงต วอย างใบค าส งท ผ านการลงนามอ เล กทรอน กส แล ว

35 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ระเบ ยบ ใช ส าหร บสร างเอกสารระเบ ยบ ซ งจะต องน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส งผ บ งค บบ ญชาลงนาม ม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน หล ก สารบรรณ (เมน บน) 2. คล กท เมน ย อย ระเบ ยบ (เมน ด านซ ายม อ) จะแสดงทะเบ ยนใบระเบ ยบท สร างไว แล วด งภาพท ค นหาเอกสารประเภทน (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 4. เม อต องการลงทะเบ ยนเอกสารใหม ให คล กท (ม มบนซ าย) หร อ (ม มล างขวา) คล กสร างเอกสารใหม ป มค นหาเอกสาร เร ยงล าด บ และช วยเหล อ ภาพท ภาพแสดงหน าจอเม อเล อกเมน ใบระเบ ยบ คล กสร างเอกสารใหม 5. กรอกข อม ลในแบบฟอร มระเบ ยบ ด งภาพท ม รายละเอ ยดด งน 5.1 เล อกประเภทหน งส อ ม 2 ประเภท ค อ หน งส อราชการท วไป และหน งส อเว ยน 5.2 ช นความล บ (ด านบน) ให เล อกระด บความล บตามต องการ ซ งหากเล อกท จะจ ดท าเป นเอกสารล บ จะต องม นใจว าผ ร บได ร บส ทธ ให ร บเอกสารล บได เพราะม ฉะน นแล ว ระบบจะไม ให ส งเอกสารล บท สร างข นน ไปย งผ ร บท เล อก 5.3 ช นความเร ว สามารถเล อกได ตามความเร งด วนของเอกสารท จะสร างและส ง 5.4 หน วยงานท ออกประกาศ ให เล อกข อม ลหน วยงานท เจ าของเร องส งก ด (ปกต จะแสดงช อหน วยงาน ของผ ใช งานโดยอ ตโนม ต และเล อกเปล ยนได ) 5.5 กรอกช อเร องเอกสาร 5.6 กรอกรายละเอ ยด 5.7 เล อกว นท ประกาศ 5.8 เล อกช นความล บ (ด านล าง) 5.9 เล อกแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนการแนบไฟล เอกสารท ภาคผนวก ค และภาคผนวก ง) 5.10 บ นท กเอกสาร 5.11 ลงนามเอกสาร (โปรดด ข นตอนการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ท ภาคผนวก จ)

36 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกประเภทหน งส อ 2.เล อกช นความล บ 3.เล อกช นความเร ว 5.กรอกช อเร อง 4. หน วยงานท ออกประกาศ 6.กรอกรายละเอ ยด 8. เล อกช นความล บ (ด านล าง) 9.เล อกเอกสารแนบ 7.ว นท ประกาศ 11.ลงนามเอกสาร 10.บ นท กเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอสร างระเบ ยบ

37 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 7. เม อกรอกเน อความครบถ วนให คล กท ป ม เพ อบ นท กข อม ล 8. คล กป ม ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 9. จากน นให ส งเอกสารโดยเล อกผ ร บเอง หร อ ใช เส นทางมาตรฐาน ด งภาพท เม อเล อกผ ร บแล วจะ เข าส ข นตอนการลงนามอ เล กทรอน กส ให คล กท ป ม (โปรดด รายละเอ ยดการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ได ในภาคผนวก ห วข อ การลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ) ซ ง เม อลงนามอ เล กทรอน กส แล วจะแสดงเอกสารด งภาพท และแสดงสถานะเอกสารเป น (อย ระหว างด าเน นการ) 10. กรณ ท ต องการน าไปแนบก บบ นท กข อความเพ อส งไปให ผ บ งค บบ ญชาลงนาม (โปรดด รายละเอ ยดข นตอน การแนบเอกสาร ท ภาคผนวก ห วข อ เอกสารเพ อการลงนาม ) เส นทางการเด นเอกสาร คล กเพ อลงนามและส งเอกสารตามเส นทาง ภาพท แสดงเส นทางการส งเอกสารของแบบฟอร มระเบ ยบ

38 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-38 ภาพท ภาพแสดงต วอย างใบระเบ ยบท ผ านการลงนามอ เล กทรอน กส แล ว

39 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส หน งส อประท บตราแทนการลงช อ ใช ส าหร บสร างเอกสารหน งส อประท บตราแทนการลงช อ และม การประท บตราของหน วยงานแทนการลงช อ ม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน หล ก สารบรรณ (เมน บน) 2. คล กท เมน ย อย หน งส อประท บตราแทนการลงช อ (เมน ด านซ ายม อ) จะแสดงทะเบ ยนเอกสารหน งส อ ประท บตราแทนการลงช อท ได สร างไว แล วด งภาพท ค นหาเอกสารประเภทน (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 4. เม อต องการลงทะเบ ยนเอกสารใหม ให คล กท (ม มล างขวา) (ม มบนซ าย) หร อ คล กสร างเอกสารใหม ป มค นหาเอกสาร เร ยงล าด บ และช วยเหล อ คล กสร างเอกสารใหม ภาพท ภาพแสดงหน าจอเม อเล อกเมน หน งส อประท บตราแทนการลงช อ 5. กรอกข อม ลในแบบฟอร ม ด งภาพท ม รายละเอ ยด ด งน 5.1 ช นความล บ (ด านบน) ให เล อกระด บความล บตามต องการ ซ งหากเล อกท จะจ ดท าเป นเอกสารล บ จะต องม นใจว าผ ร บได ร บส ทธ ให ร บเอกสารล บได เพราะม ฉะน นแล ว ระบบจะไม ให ส งเอกสารล บท สร างข นน ไปย งผ ร บท เล อก 5.2 ช นความเร ว สามารถเล อกได ตามความเร งด วนของเอกสารท จะสร างและส ง 5.3 ช อสม ดทะเบ ยน ให เล อกสม ดทะเบ ยนส าหร บสร างเลขท เอกสาร (ปกต ผ ด แลระบบจะต งสม ด ทะเบ ยนให ตามประเภทแบบฟอร มและหน วยงานไว ให ล วงหน าแล ว) 5.4 หน วยงานเจ าของหน งส อ (ส วนบน) ให เล อกข อม ลหน วยงานท เจ าของเร องส งก ด (ปกต จะแสดงช อ หน วยงานของผ ใช งานโดยอ ตโนม ต และเล อกเปล ยนได )

40 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ค าข นต น และช อผ ร บ สามารถเล อกจากค าข นต นมาตรฐานท ต งค าไว ได จากน นกรอกช อผ ร บ หน งส อ 5.6 กรอกช อเร องเอกสาร แต จะไม ปรากฏในหน งส อ การกรอกช อเร องเพ ออ างอ งภายในระบบ เม อส ง เอกสารไปย งหน าเข า-ออก หร อการค นหาเอกสาร 5.7 กรอกรายละเอ ยด 5.8 ว นท ในเอกสาร ให คล กเล อก ใช ว นท ลงนาม หร อ ใช ว นท น ในเอกสาร 5.9 หน วยงานเจ าของเร อง (ส วนล าง) ให เล อกหน วยงานเจ าของเร อง หร อ เจ าของหน งส อท สร างน ซ ง ระบบจะด งข อม ลหมายเลขโทรศ พท หมายเลขโทรสาร ช ออ เมล ของหน วยงานเจ าของเร องข นมา ให อ ตโนม ต (ถ าม ข อม ลจ ดเก บไว ) และกรอกข อม ลส าเนาถ ง(ถ าม ) 5.10 เล อกช นความล บ (ด านล าง) 5.11 เล อกแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนการแนบไฟล เอกสารท ภาคผนวก ค และภาคผนวก ง) 5.12 บ นท กเอกสาร 5.13 ลงนามเอกสาร (โปรดด ข นตอนการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ท ภาคผนวก จ)

41 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกช นความล บ 2.เล อกช นความเร ว 4. หน วยงาน (ส วนบน) 3.เล อกสม ดทะเบ ยน 6.กรอกช อเร อง 5. กรอกช อผ ร บ 7.กรอกรายละเอ ยด 8.ว นท เอกสาร 10. เล อกช นความล บ (ด านล าง) 9. หน วยงานเจ าของเร อง (ส วนล าง) 11. เอกสารแนบ 12.บ นท กเอกสาร 13.ลงนามเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอสร างเอกสารประท บตราแทนการลงช อ

42 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การแนบไฟล เอกสาร (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 7. เม อกรอกเน อความครบถ วนให คล กท ป ม เพ อบ นท กข อม ล 8. คล กป ม ลงนามเอกสาร หร อ ส งไปลงนาม (โปรดด ข นตอนน ได ท ห วข อ การสร างบ นท กข อความ) 9. จากน นให ส งเอกสารโดยเล อกผ ร บเอง หร อ ใช เส นทางมาตรฐาน ด งภาพท เม อเล อกผ ร บแล วจะ เข าส ข นตอนการลงนามอ เล กทรอน กส ให คล กท ป ม (โปรด ด รายละเอ ยดการลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ได ในภาคผนวก ห วข อ การลงนามเอกสารอ เล กทรอน กส ) ซ งเม อลงนามอ เล กทรอน กส แล วจะแสดงเอกสารด งภาพท และแสดงสถานะเอกสารเป น (อย ระหว างด าเน นการ) เส นทางการเด นเอกสาร คล กเพ อลงนามและส งเอกสารตามเส นทาง ภาพท แสดงเส นทางการส งเอกสารของหน งส อประท บตราแทนการลงช อ

43 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-43 ภาพท ภาพแสดงต วอย างหน งส อประท บตราแทนการลงช อท ผ านการลงนามอ เล กทรอน กส แล ว

44 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การลงนามอน ม ต /อน ญาตงาน หร อ ส งการ/ให ความเห น แบบอ เล กทรอน กส เม อผ ลงนามได ร บเอกสารแล ว จะต องพ จารณาและลงนามอ เล กทรอน กส โดยม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน สารบรรณ (เมน ด านบน) 2. คล กท เมน เอกสารเข าระบบสารบรรณ (เมน ด านซ ายม อ) จะแสดงหน าจอ ด งภาพท คล กท ช อเร องเอกสาร เพ อเป ดอ านและพ จารณาการด าเน นการ แสดงรายการเอกสารเข าด านงานสารบรรณ ภาพท ภาพแสดงหน าจอรายการเอกสารเข าด านงานสารบรรณ 4. การลงนามอ เล กทรอน กส แบ งเป น 4 ประเภท ค อ 4.1 ลงนามหล ก เป นการลงนามเอกสารหล ก(คนแรก) ท ผ ส งก าหนดส ทธ ให ลงนามหล ก 4.2 ลงนาม อน ม ต /อน ญาตงาน เป นการลงนามเพ ออน ม ต /อน ญาตงาน ท ผ ส งก าหนดส ทธ ให ลงนามอน ม ต ซ ง จะม ผลต อการประมวลผลของระบบ เช น การอน ม ต การลา ระบบจะปร บสถ ต การลาให อ ตโนม ต เป นต น 4.3 ลงนามทราบและด าเน นการ เป นการลงนามทราบ/ให ความเห น ท ผ ส งก าหนดส ทธ ให ลงนามร บทราบ 4.4 ลงนามเอกสารเพ อลงนาม เป นการลงนามเอกสารท แนบมาก บบ นท กข อความ ท ผ ส งก าหนดให ส ทธ ให ลง นามหล ก เช น บ นท กข อความแนบค าส ง ซ งผ ลงนามสามารถเล อกลงนามหล กเอกสารค าส ง และลงนามทราบ/ ให ความเห นเอกสารบ นท กข อความปะหน าแยกก นได